Gastexpert: Papierloos in 2016?

Alleen al in ons kleine landje maken we negen afdrukken per persoon per dag. Dat zijn zo’n 74,7 miljoen printjes elke dag. En dat voor een land dat het grootst aantal tabletbezitters telt binnen Europa. De eigen koffiemok, de potplant en de privéfoto mag de kantoorwerknemer anno 2016 best behouden. Maar een papierloos kantoor moet toch mogelijk zijn aan het einde van dit jaar. Wat staat ons te doen om dit goede voornemen waar te maken? Acht acties op een rij waar je nu mee kunt beginnen:

1.Het arbeidsproces digitaliseren

Zolang het nog gebruikelijk is om een factuur per post te versturen, vergaderstukken uit te printen of declaraties met bonnetjes weg te brengen naar de administratie, blijft het papierloos kantoor een utopie. Digitalisering is toegankelijker en betaalbaarder dan ooit. Inventariseer welke processen binnen een bedrijf gedigitaliseerd kunnen worden en wat daarvoor nodig is.

2.Printers uitbannen op de werkplek

Nog altijd staan veel printers om de hoek bij het bureau. Dat helpt natuurlijk niet. Zorg ervoor dat printen een hoge uitzondering wordt. En als printen dan echt noodzakelijk is, denk aan dubbelzijdig afdrukken. Het moet ook duidelijk zijn of in kleur printen nodig is. Met het digitaliseren van bedrijfsprocessen wordt dat ook een uitzondering op de regel. En wat als flexwerken de standaard is op kantoor? Dat draagt ook flink bij aan het vermijden van papiergebruik. Niemand kan meer persoonlijke documenten achterlaten op een willekeurig bureau.

3.Krachtige digitale zoekfuncties implementeren

Bang dat digitale documenten kwijtraken? Denk bijvoorbeeld aan moderne multifunctionele systemen die effectief outputbeheer mogelijk maken. Met de juiste software worden documenten in dossiers, projecten en favorieten bewaard en gevonden dankzij krachtige zoekfuncties.

4.Geef prioriteit aan gegevensbescherming

Zeker nu de wet op datalekken een feit is per 1 januari jl. is er geen enkel excuus meer om niet te investeren in informatiebeveiliging. En hoe sterker de digitalisering, des te groter de economische schade door cyberaanvallen. Veiligheidsmaatregelen treffen, al dan niet bij het gebruikmaken van de cloud, is dus een absolute must.

5. Sneller lezen vanaf het scherm

Zolang er mensen op kantoor werken, wordt het papierloze kantoor geen werkelijkheid. Dat is wat menig wetenschapper zegt. Toch blijkt inmiddels uit steeds meer onderzoek dat met name de jongere generatie voorkeur geeft aan het lezen vanaf beeldscherm. Het succes van de e-reader en het betaalbaar worden van grote flatscreens helpen daarbij. En oefening baart kunst. Iedereen kan inmiddels massaal gebruikmaken van allerlei betaalbare trainingen waarmee je snel leert lezen vanaf het beeldscherm.

6.Investeer in ziel en menselijkheid in de werkomgeving

Bij een papierloos kantoor duikt ook de vraag op of het nog wel gezellig is op de zaak. Verdwijnt met de papierwinkel ook de menselijkheid op kantoor? Er zijn genoeg alternatieven die sfeer geven aan het kantoor. Investeer in mooie decoraties op de wand, kleur, planten of mooi en inspirerend meubilair. Keuze genoeg om een gezellig kantoor te creëren.

7.Duurzaamheid en milieubewustzijn waarmaken

‘Think before you print’ staat inmiddels onder zo’n beetje iedere e-mail. En toch blijkt dat niet afdoende. Nu duurzaamheid standaard wordt in organisaties kan een papierloos kantoor in een adem mee met energie besparen, elektrisch rijden, duurzame catering of het stimuleren van openbaar vervoer gebruik.

8.Gewoontes en routines doorbreken nu bereidheid er is

Uit onderzoek blijkt dat 85 procent van de werkende Nederlanders het realistisch vindt om zonder geprinte documenten te kunnen werken bij voortschrijdende digitalisering en netwerkvorming. Dat is een heel goed uitgangspunt om gewoontes en routines te doorbreken als het altijd uitprinten van grote documenten. Of de smoes dat men zich beter kan concentreren bij het lezen van papier. Er is uiteraard niets lastiger dan gedragsverandering. Dus zorg ervoor, dat de organisatie zo ingericht is dat het wel heel moeilijk wordt om routines vast te houden.

Helaas, we moeten ons ook realiseren dat veel goede voornemens niet worden gehaald. Echter, met deze acht actiepunten staat er weinig in de weg om aan het eind van dit jaar in een papierloos kantoor te werken.